13h40. Ma visioformation commence à 14h, j’anime une évaluation Word/Excel pendant une heure. Je ne connais que les coordonnées de l’apprenante, sa fonction et la description de sa société. Le commentaire interne indique :

Secrétaire utilisant quotidiennement Word et Excel. Souhaite approfondir les calculs dans le but de consolider de nombreux calculs dans un seul fichier Excel et découvrir l’utilisation des styles dans Word pour maintenir un document de 250 pages. Ne bénéficie pas de la formation sur son poste de travail mais a accès à la borne de formation installée dans le centre de ressources, premier étage, au fond du couloir.

Cette visioformation doit me permettre d’évaluer combien d’heures de formation sont nécessaires pour parfaire la pratique de l’apprenante. Selon mon diagnostic, et avec l’accord de la responsable formation d’autres rencontres à distance seront organisées.

Après avoir présenté le dispositif de formation, de l’utilisation de la classe virtuelle à la revue de nos process (planification d’une formation, sollicitation du support technique, etc), l’apprenante manipulera les logiciels en fonction de mes indications et je devrais identifier ses besoins.

13h55, j’appelle. C’est la première session, il faut que j’anticipe pour éviter “la panique de la première fois“. Cela sonne occupé. Je retente toutes les 2 minutes jusqu’à 14h05. Je tente de joindre la responsable formation. En congés maladie. Je tente au poste de travail de l’apprenante et arrive à joindre une de ses collègues. Elle me promet de rejoindre très vite le centre de ressources et de demander à sa collègue de raccrocher.

14h10, je joins enfin l’apprenante. Elle me dit sèchement “Cela fait 10 minutes que je vous attends et vous venez juste d’arriver ! J’imagine que vous êtes à l’accueil, rejoignez moi vite au premier étage.”

Imaginez sa surprise quand je lui apprends que je suis à des centaines de kilomètres ! Elle m’explique que ne me voyant pas venir, elle  bavardait avec une collègue au téléphone. Elle occupait ainsi sans s’en douter le seul moyen de communication mis à notre disposition avant la connexion dans la classe virtuelle.

Des prospectus d’information expliquent pourtant clairement les étapes de démarrage d’une visioformation, mais les mettre à disposition à côté de la borne de formation ne suffit pas ! Lors de la première formation, un accompagnement par le formateur au téléphone (ou directement par le service formation du client) est nécessaire.

Une fois la situation éclaircie, l’apprenante passe son casque, allume sa webcam et la visioformation a lieu sans trop de retard. Après m’avoir expliqué en détail l’usage qu’elle avait des 2 logiciels et m’avoir montré (grâce au partage d’écran) comment elle manipulait, la prescription est :

• Sur Excel :
  • 4 heures sur l”insertion des calculs dans les tableaux“
  • 2 heures du module “Assistance et Conseil” pour mettre en place un fichier calculant les indicateurs qualité à partir d’une dizaine de fichiers Excel
• Sur Word :
  • 4 heures sur la fonctionnalité “mettre en forme et organiser un document long“

La plus gênée était bien l’apprenante, mais à la fin de notre rendez-vous, elle en riait

Heureusement car il suffit d’une mauvaise première expérience pour bloquer et pénaliser un apprenant pendant longtemps !

Lorsque l’on met en place un dispositif elearning, qu’il soit basé sur la visioformation ou non, il est primordial de s’assurer que la conduite du changement est bien menée. Les formateurs et tous les acteurs du service formation doivent accompagner leur client à intégrer les nouvelles modalités de ces dispositifs.

Il s’agit d’une condition au succès de vos projets, ne la négligez pas !